Gândește-te la Numbers ca la o pânză pentru pictat

Spre deosebire de aplicațiile clasice pentru foi de calcul – care folosesc tabelele ca pe un recipient primar, cu alte elemente adiacente plasate în interiorul tabelului – Numbers utilizează o abordare de „pânză” goală, asta înseamnă că tabelele reprezintă doar unul dintre multele tipuri de suporturi ce pot fi plasate într-o pagină. Documentele Numbers pot conține mai multe foi, fiecare dintre ele putând fi utilizată ca o pânză goală pe care să adaugi tabele, text, elemente grafice sau diagrame. De exemplu, atunci când documentezi un experiment științific de laborator sau un proiect de cercetare, adăugarea de fotografii și videoclipuri ar putea ajuta la crearea unei prezentări bogate din punct de vedere vizual. Datorită numeroaselor șabloane disponibile, poți utiliza Numbers, de exemplu, pentru a găsi informații legate de afaceri, pentru planificarea vacanțelor și așa mai departe. Adăugând capturi de ecran de pe site-uri web sau fotografii ale locurilor pe care le cauți, poți utiliza Numbers ca pe o „masă de joc”.

Organizează un spreadsheet cu diferite foi

Poți adăuga mai multe foi (sau file) într-o foaie de calcul pentru a te ajuta să-ți organizezi mai bine tabelele, diagramele și alte informații. De exemplu, poți împărți planificarea unei petreceri în fișe separate pentru buget, lista de invitați, meniul și lista sarcinilor.

Pentru a organiza foile, redenumește o foaie făcând dublu click pe numele acesteia, apoi tastează una nouă. Pentru a dubla o foaie: mută cursorul pe partea dreaptă a unei file, dă click pe săgeata care apare, apoi alege Duplicate. Dacă dorești să ștergi o foaie, mută cursorul pe partea dreaptă a unei file, dă click pe săgeata care apare, apoi alege Delete.

În locul unui tabel mai mare, folosește mai multe tabele

În Numbers poți adăuga cu ușurință tabele într-o foaie de calcul. Cu toate acestea, ori de câte ori este posibil, împarte calculele în mai multe tabele pentru a-ți ușura navigarea pe foaia de calcul. Utilizarea tabelelor mai mici ajută, de asemenea, la izolarea eventualelor probleme de matematică care pot apărea în calculele complexe. Când adaugi un tabel, alege dintr-un număr de stiluri prestabilite care se potrivesc cu șablonul tău. După ce adaugi un tabel, îl poți personaliza oricum dorești. Într-o foaie poți adăuga câte tabele dorești.

Pentru a adăuga un nou tabel, urmează pașii de mai jos:

1. Apasă pe iconița tabel din bara de instrumente, apoi dă click pe un tabel sau trage unul într-o foaie de calcul.
2. Apoi, poți tasta în celulele ca să le formatezi, să muți tabelul sau să-l redimensionezi, să adaugi sau să elimini rânduri și să aplici diverse stiluri de tabel.

Când creezi un nou tabel, nu uita să îl denumești. Dacă nu îi dai un nume adecvat, te vei confrunta cu referințele implicite (Tabelul 1, Tabelul 2, Tabelul 3 și așa mai departe) atunci când vei încerca să aplici diferite formule. Pentru a edita numele implicit al tabelului, dă dublu click pe numele din partea de sus al acestuia, apoi tastează un nume nou.

Folosește coloane/rânduri Header

Un alt mod grozav de a-ți organiza foaia de calcul, mai ales atunci când conține o mulțime de date, este să folosești coloane de antet din tabel. În principiu, aceasta înseamnă că îngheți o coloană sau un rând, astfel încât să rămână acolo unde este chiar în timp ce dai scroll. Coloanele sau rândurile Header sunt utile pentru tabele lungi, dacă ai nevoie ca anumite rânduri sau coloane să fie întotdeauna vizibile. Rândurile și coloanele antetului apar în partea de sus și în stânga tabelului. Un tabel poate avea până la cinci rânduri și cinci coloane de antet.

Pentru a îngheța rândurile sau coloanele de antet:

1. Apasă pe tabel.
2. În bara laterală Format, dă click pe fila Tabel, apoi pe meniurile pop-up de mai jos de Headers & Footer și apoi alege Freeze Header Rows sau Freeze Header Columns. Pentru a dezgheața, deselectează Freeze Header Rows sau Freeze Header Columns, astfel încât marcajul să dispară.

Formatează celulele pentru a afișa diferite tipuri de date

Numbers încearcă să ghicească ce format de date să folosească, în funcție de ceea ce tastezi în celul unui tabel. Adesea va ghici corect, dar uneori vei dori să setezi manual formatul de date. Puteți edita o celulă de tabel cu un format de date specific (de exemplu, număr, monedă, procent, dată și oră, căsuță și multe altele) care determină modul în care apar datele din celulă și modul în care acestea sunt utilizate în calcule.

Poți alege, de asemenea, câte zecimale apar în celulele care conțin numere, unități valutare sau valori procentuale, chiar dacă valoarea exactă introdusă în celulă are mai multe zecimale decât dorești să afișezi.

Pentru a formata celulele, urmează pașii de mai jos:

1. Selecteză celulele pe care dorești să le formatezi.
2. În bara laterală Format, dă click pe fila Cell.
3. Apasă pe meniul pop-up Data Format și alege una dintre opțiunile prezentate.

Folosește formatele de date interactive

Numbers oferă cinci formate de date interactive: caseta de selectare, clasificarea cu steluțe, glisorul, stepper-ul și meniul pop-up. Acestea îți permit să actualizezi datele din tabel în mod dinamic și să-ți fie la îndemână în multe ocazii. De exemplu, poți utiliza meniul pop-up pentru a crea o listă personalizată de articole din care utilizatorii pot alege sau poți folosi glisorul pentru a aplica rapid o valoare numerică într-o gamă stabilită de tine. Crearea meniurilor pop-up va accelera introducerea datelor. Poți utiliza căsuțele pentru listele de activități sau pentru organizarea listelor și a formatului prin steluțe pentru evaluarea calitativă.

Utilizează instrumnetele de partajare și colaborare

În mod similar cu Pages și Keynote, Numbers oferă opțiunea de partajare instantanee și colaborare în timp real. Știai că poți trimite o foaie de calcul direct din Numbers? Chiar și utilizatorii care folosesc suita iWork zilnic tind să ignore această funcție. Poți trimite un document Numbers folosind AirDrop, Mail, Messages sau un alt serviciu. Mai mult, poți trimite documentul chiar și într-un alt format – PDF, Microsoft Excel, CSV sau TSV. Este mult mai rapid decât să exporți mai întâi foaia de calcul și apoi să deschizi aplicația Mail sau o altă aplicație pentru a o trimite. Pentru a trimite o foaie de calcul direct din Numbers este foarte simplu:

Cu foaia de calcul deschisă, alege Share > Send a copy. Selectează formatul preferat și, dacă este necesar, specifică setările.

În plus, poți colabora cu alte persoane în timp real, parajând un link către foaia ta de calcul Numbers. Deoarece foile de calcul partajate și orice modificări ale acestora sunt salvate în iCloud, persoanele care lucrează în foaia de calcul pot vedea modificările după cum au fost făcute. Ca proprietar al foii de calcul, controlezi cine are acces la aceasta și ce poate face cu ea. De exemplu, poți trimite un link pentru foi de calcul pe care oricine îl poate folosi pentru a deschide documentul sau poți invita anumite persoane, care trebuie să se conecteze la iCloud cu ID-ul Apple, pentru a deschide foaia de calcul. Poți alege, de asemenea, dacă alții pot face modificări în foaia de calcul sau dacă doar o pot vizualiza. Și, desigur, poți modifica setările de acces și permisiune sau opri partajarea unei foi de calcul în orice moment.

Seria de articole dedicate aplicației Numbers nu s-a încheiat, așa că rămâi pe fază. Urmează și mai multe detalii și sfaturi cel puțin la fel de utile ca cele de mai sus!

Îți lipsește un Mac pentru a profita la maximum de suita iWork? Caută în selecția iSTYLE de MacBooks, MacBooks Air sau MacBooks Pro!