Daca esti genul de om perfectionist, probabil ca îti este familiar sistemul GTD al lui David Allen. A provocat un mic cutremur în 2001, când a fost publicat pentru prima data, si din nou în 2016 cu editia actualizata. Pe scurt: creierul tau este sursa ideilor, a gândurilor si a creativitatii. GTD te ajuta sa nu-ti încarci mintea cu diverse termene sau cu numarul de telefon al contabilului. Înregistreaza-ti toate sarcinile în sistemul tau extern de încredere si asigura-te ca nimic nu-ti scapa.
Mai târziu, va fi nevoie sa procesezi toate acele task-uri, sa le organizezi si sa le revizualizezi. Noua ne-au atras atentia doua lucruri ale acestui concept: “unfinished tasks” si “open loops”. Probabil ca zilnic te confrunti cu proiecte abia începute si cu altele pe jumatate finalizate. Ideea de a trece aceste informatii pe o coala si apoi de a lua cele mai bune decizii în privinta lor este foarte atragatoare.
Disclaimer: Acest articol nu încearca sa acopere GTD-ul întreg (cartea are 267 de pagini!). Rezuma cele mai importante informatii pe care am încercat (sau încerc) sa le implementez în zilele mele aglomerate.
Sa trecem în revista acele cinci etape ale fluxului de lucru GTD si sa vedem cum poate fi folosita aplicatia nativa a Apple pentru a le facilita. Vom folosi trei aplicatii native: Calendar, Memento si Note. Toate au suferit o reproiectare mare cu iOS 13 si pot înlocui cu usurinta aplicatiile GTD dedicate (si foarte scumpe).
Cel mai bun exercitiu: Începe un proiect mic, ceva simplu. Daca nu esti sigur ca abordarea GTD este cea mai buna completare a atitudinii si obiceiurilor tale de munca, încearc-o doar cu aplicatii native Apple. Daca mai târziu simti ca sistemul tau poate deveni mai complex, poti oricând sa treci la o aplicatie GTD full.
Collect
În aceasta etapa initiala, trebuie sa colectezi orice îti distrage atentia, începând cu aglomeratia de pe birou, liste de activitati existente si tot ceea ce te deranjeaza. Practic, trebuie sa îngramadesti totul pe birou si sa începi sa sortezi aceasta gramada.
Deschide un document în Page si începe sa scrii sarcinile. O factura neplatita? Scrie „de platit factura” si plaseaza factura într-o caseta cu sarcini fizice. O idee pentru o carte? Noteaza în lista. Ai vrut sa înlocuiesti becul, sa începi o afacere, sa returnezi o carte unui prieten sau sa începi sa folosesti storcatorul? Nu te mira daca vei ajunge la câteva sute de lucruri. În afara de lista, vei gasi lucruri legate de sarcinile tale si destul de multe materiale de referinta.
Process
Acum este timpul sa prelucrezi aceasta lista si sa definesti pasii urmatori si rezultatele reusite.
Ce faci cu cele 249 de bucle deschise de pe lista ta? Mergi pas cu pas si întreaba-te: este actionabil, pot sa fac ceva? Daca nu, înregistreaza-l ca referinta sau lasa-l "pe mai târziu" în lista Maybe/Someday. Daca da, gândeste-te la actiunile urmatoare. Proiectul reprezinta orice are nevoie de doua sau mai multe actiuni diferite. Spre exemplu, trecerea la anvelopele de iarna este un proiect. Trebuie întâi sa te programezi la service si apoi sa conduci pâna acolo. Daca ai un articol care face parte din proiect, îl scrii pe lista proiectului (schimba anvelopele) si, de asemenea, prima actiune din pasii urmatori.
»òi acum voi împartasi un sfat care m-a ajutat extraordinar: verbalizeaza acele sarcini. Nu o scrie sub forma de substantive vagi (prezentare pentru sedinta), ci verbe clare (contureaza prezentarea pentru sedinta). Acest lucru face diferenta atunci când vine vorba de realizarea propriu-zisa. Actiunile ar trebui sa fie fizice si vizibile. Este mult mai usor sa începi sarcina stiind ce urmeaza sa faci. Un alt indiciu: daca ai proiecte mici, cum ar fi cauciucurile de iarna, scrie toate sarcinile cuprinse în aceste actiuni.
Process with Reminders
Deschide reminderele si creeaza mai multe liste în care vei sorta sarcinile. Cele mai utilizate ar fi: Inbox, Next steps, Agendas, Anywhere, Calls, Computer, Errands, Home, Office, Waiting For, Someday, Maybe, Projects. Desigur, poti adauga orice contexte care ti se potrivesc. De asemenea, îl poti asocia cu: Inbox, Next steps, Projects, Home, Work, Maybe. Exista o solutie pentru listarea tuturor sub forma de proiecte în locul contextelor. Trebuie doar sa adaugi @call, @computer etc. dupa sarcini sau în nota pentru contexte. Când începi procesul GTD, pune totul pas cu pas.
De asemenea, deschide aplicatia Calendar, care reprezinta locul pentru întrevederile tale. David Allen nu recomanda sa pui acolo sarcini. Calendar este folositor pentru articole specifice zilei si orei. Ar putea fi numarul tau de dentist, notele de sedinta sau o reteta. Pastreaza-le la un loc dedicat: Notes este o aplicatie convenabila si simpla pentru notarea minutelor de sedinta sau a listelor cu excursii de weekend.
Organize
În aceasta parte a procesului, sorteaza informatiile în modul cel mai eficace, în categorii bazate pe cum si când trebuie accesate. Te adresezi fiecarui element si decizi contextul (locul de munca, casa, apelul...) si îl înregistrezi în lista corespunzatoare, în Reminders. Context Later este folosit pentru articolele „mai putin urgente” pe care nu intentionezi sa le rezolvi prea curând. Poate însemna o luna sau un an, în functie de ritmul vietii tale. Apoi, în fiecare zi si în fiecare ora, trebuie sa parcurgi urmatoarea lista de actiuni si sa decizi care este cel mai bun lucru pe care poti sa-l faci. Am modificat putin si am creat o lista pentru zilele saptamânii. Acolo mi-am pus sarcinile importante pe care vreau sa le fac.
Review
Unul dintre obiceiurile productive este revizuirea saptamânala (lunara, trimestriala, anuala). La sfârsitul saptamânii parcurgi instrumentele tale: Calendar, Reminders, Notes, Email si te asiguri ca esti la zi cu task-urile. În aceast timp, trebuie sa te asiguri ca proiectele tale vor avea o actiune urmatoare pe lista ta.
Do
Datorita acestui sistem, creierul tau se poate concentra pe creativitate si mai putin pe urmarirea termenelor.
Day-to-day
Partea importanta a GTD este notiunea de inbox-uri, care reprezinta toate canalele prin
